PADANGPANJANG — Pascasarjana Institut Seni Indonesia (ISI) Padangpanjang terus memperkuat transformasi tata kelola pelayanan akademik melalui digitalisasi pendaftaran ujian akademik mahasiswa. Inovasi tersebut diwujudkan melalui Optimalisasi Pendaftaran Ujian Akademik Mahasiswa Terdigitalisasi melalui Integrasi Fitur Aplikasi SIAKAD Cloud di Pascasarjana ISI Padangpanjang yang digagas oleh Kepala Subbagian Umum Pascasarjana, Yesi Noviyanti, S.Pd.
Aksi perubahan ini merupakan bagian dari Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan II Tahun 2026 dan diarahkan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, efisiensi kerja, transparansi proses administrasi, serta mendukung tata kelola perguruan tinggi berbasis teknologi informasi.
Berangkat dari Permasalahan Pelayanan Manual
Digitalisasi pendaftaran ujian akademik dilatarbelakangi kondisi pelayanan yang sebelumnya masih menggunakan mekanisme manual berbasis berkas fisik. Mahasiswa harus menyerahkan berbagai dokumen persyaratan secara langsung, sementara proses verifikasi dilakukan oleh staf secara konvensional.
Kondisi tersebut menimbulkan sejumlah persoalan, antara lain risiko kesalahan verifikasi, keterlambatan penjadwalan ujian, benturan jadwal penguji, serta penumpukan dokumen fisik di ruang administrasi. Laporan aksi perubahan mencatat bahwa pada proses sebelumnya masih ditemukan kasus mahasiswa dapat melanjutkan proses ujian meskipun terdapat persyaratan akademik yang belum terpenuhi.
Selain itu, proses manual juga berpengaruh terhadap efisiensi kerja aparatur dan pengelolaan arsip. Dokumen pendaftaran yang tersimpan dalam bentuk fisik menyulitkan pencarian data secara cepat, termasuk ketika dibutuhkan sebagai dokumen pendukung evaluasi maupun akreditasi.
Optimalisasi Teknologi yang Sudah Dimiliki
Menjawab persoalan tersebut, aksi perubahan tidak dilakukan dengan membangun aplikasi baru yang membutuhkan investasi besar. Pascasarjana ISI Padangpanjang memilih mengoptimalkan fitur pendaftaran ujian yang telah tersedia pada SIAKAD Cloud.
Pendekatan ini menjadi salah satu kekuatan inovasi karena memanfaatkan infrastruktur teknologi yang telah tersedia sekaligus mendorong prinsip low-cost, high-impact. Perubahan difokuskan pada aktivasi fitur, penyusunan SOP digital, konfigurasi persyaratan akademik dan keuangan, peningkatan kompetensi staf, serta edukasi kepada dosen dan mahasiswa.
Melalui sistem tersebut, proses pengajuan, pengunggahan dokumen, verifikasi persyaratan hingga pengelolaan data ujian diarahkan berlangsung secara terintegrasi dalam satu platform.
Delapan Tahapan Perubahan Dilaksanakan
Implementasi aksi perubahan dilaksanakan melalui sejumlah milestone yang terukur. Tahapan diawali dengan pembentukan Tim Efektif melalui koordinasi lintas unit yang melibatkan pimpinan Pascasarjana, program studi, unsur akademik, serta Tim SIAKAD Cloud.
Selanjutnya dilakukan penyusunan dan pengesahan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pendaftaran Ujian Akademik Daring, konfigurasi parameter persyaratan SKS dan SPP pada sistem, bimbingan teknis bagi staf pengelola informasi akademik, serta penyusunan media edukasi berupa buku saku digital dan video tutorial.
Tahapan berikutnya adalah pelaksanaan pilot project pendaftaran ujian secara full online pada program studi magister percontohan, evaluasi sistem, serta sosialisasi kepada dosen dan mahasiswa. Rangkaian kegiatan jangka pendek tersebut dijadwalkan hingga penyusunan laporan hasil evaluasi pada 20–23 Agustus 2026.
Pelayanan Lebih Cepat dan Terukur
Salah satu indikator utama keberhasilan aksi perubahan adalah peningkatan kecepatan pelayanan. Sebelum digitalisasi, proses verifikasi pendaftaran ujian membutuhkan waktu sekitar 3–5 hari kerja. Melalui sistem terdigitalisasi, target pelayanan dipangkas menjadi maksimal 1–2 hari kerja, dengan efisiensi waktu pelayanan yang ditargetkan mencapai 80 persen.
Dalam dokumen evaluasi inovasi juga dicatat bahwa proses pendaftaran hingga verifikasi dapat berlangsung jauh lebih cepat karena sejumlah proses komputasi, seperti penghitungan IPK dan beban SKS, dibantu oleh sistem sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia.
Perubahan ini memberikan manfaat langsung bagi mahasiswa. Pengajuan dan pengunggahan dokumen dapat dilakukan secara daring tanpa harus selalu datang ke Pascasarjana. Mahasiswa juga memperoleh kepastian mengenai status berkas dan tahapan proses yang sedang berlangsung.
Mengurangi Beban Administrasi dan Penggunaan Kertas
Bagi unit kerja, digitalisasi memberikan dampak terhadap efisiensi pekerjaan administrasi. Staf tidak lagi sepenuhnya bergantung pada pemeriksaan berkas fisik satu per satu sehingga dapat mengurangi pekerjaan klerikal yang repetitif.
Dokumen pendaftaran juga tersimpan dalam basis data digital sehingga pencarian dan pengelolaan arsip menjadi lebih mudah. Kondisi tersebut sekaligus mendukung pengurangan penggunaan kertas, tinta, serta kebutuhan ruang penyimpanan arsip fisik.
Dari sisi kelembagaan, inovasi ini mendukung percepatan Smart Campus, penguatan tata kelola perguruan tinggi berbasis teknologi informasi, serta optimalisasi investasi teknologi yang telah dimiliki institusi.
Perubahan Tidak Berhenti pada Digitalisasi
Yesi Noviyanti menegaskan bahwa keberhasilan aksi perubahan tidak hanya diukur dari tersedianya sistem, tetapi dari kemampuan sistem tersebut mengubah budaya kerja dan meningkatkan kualitas pelayanan.
Karena itu, implementasi juga disertai strategi menghadapi resistensi perubahan, khususnya bagi pengguna yang sebelumnya terbiasa dengan dokumen fisik. Pendekatan yang dilakukan antara lain melalui bimbingan teknis, video tutorial, buku panduan digital, pendampingan langsung, serta penyediaan helpdesk bagi mahasiswa dan dosen selama masa transisi.
Strategi tersebut penting untuk memastikan bahwa digitalisasi tidak berhenti sebagai perubahan teknologi, tetapi berkembang menjadi perubahan proses bisnis dan budaya kerja organisasi.
Menuju Pelayanan Pascasarjana 100 Persen Paperless
Aksi perubahan ini dirancang tidak hanya untuk memenuhi target jangka pendek. Pada tahap jangka menengah, Pascasarjana ISI Padangpanjang menargetkan penerapan mandatori pendaftaran ujian akademik secara daring bagi seluruh program studi, termasuk Program Doktor Seni, dengan sasaran 100 persen paperless.
Sementara pada tahap jangka panjang, inovasi diarahkan pada pengembangan ekosistem pelayanan akademik yang lebih terintegrasi melalui peningkatan fitur SIAKAD Cloud, termasuk rencana notifikasi WhatsApp otomatis, integrasi layanan kelulusan, pengembangan dasbor analisis data eksekutif, serta replikasi SOP digital ke tingkat fakultas.
Model tersebut juga memiliki potensi untuk direplikasi pada Fakultas Seni Pertunjukan (FSP) dan Fakultas Seni Rupa dan Desain (FSRD) karena menggunakan ekosistem SIAKAD Cloud yang sama di lingkungan ISI Padangpanjang.
Menjadi Bukti Transformasi Pelayanan Publik
Implementasi inovasi pendaftaran ujian akademik berbasis SIAKAD Cloud menunjukkan bahwa transformasi pelayanan publik di perguruan tinggi dapat dimulai dari penyelesaian persoalan yang konkret dan dekat dengan kebutuhan pengguna layanan.
Perubahan dari sistem manual menuju layanan digital memberikan tiga dampak utama, yaitu pelayanan yang lebih cepat, tata kelola yang lebih transparan, dan administrasi yang lebih efisien. Pada saat yang sama, inovasi ini memperkuat upaya ISI Padangpanjang dalam membangun tata kelola perguruan tinggi yang adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.
Dengan demikian, aksi perubahan yang dipimpin Yesi Noviyanti tidak hanya menjadi inovasi pada tingkat unit kerja Pascasarjana, tetapi juga dapat menjadi model pengembangan pelayanan akademik terdigitalisasi yang terukur, berkelanjutan, dan berpotensi direplikasi di lingkungan ISI Padangpanjang.
Evaluasi keberhasilan inovasi selanjutnya diarahkan pada keberlanjutan implementasi, perluasan cakupan pengguna, konsistensi penerapan SOP, pengukuran kepuasan mahasiswa, pengurangan penggunaan dokumen fisik, serta pengembangan integrasi data menuju tata kelola Smart Campus.