Bukittinggi — Upaya meningkatkan kualitas layanan informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Institut Seni Indonesia (ISI) Padangpanjang terus dilakukan melalui inovasi berbasis digital. Hal tersebut diwujudkan melalui SIPENA (Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat) yang dikembangkan untuk memperkuat efektivitas layanan informasi pada Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) ISI Padangpanjang.
Inovasi tersebut menjadi bagian dari Aksi Perubahan Kualitas Pelayanan Publik yang dikembangkan oleh Hardison, S.A.P., Kasubbag Umum LPPM ISI Padangpanjang, dalam rangka Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2026 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri Regional Bukittinggi.
Aksi perubahan tersebut kemudian diseminarkan pada Rabu, 26 Agustus 2026, bertempat di BBPKA-PDN 1 Bukittinggi. Seminar berlangsung pukul 10.15–11.00 WIB dengan menghadirkan Aryo Fernandes, S.Si., M.M. sebagai coach, Ranelis, S.Sn., M.Sn. sebagai mentor, dan Sarjayadi, S.S., M.A.P. sebagai evaluator.
Berangkat dari Kebutuhan Layanan Informasi yang Lebih Mudah Diakses
Pengembangan SIPENA berangkat dari kondisi layanan informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sebelumnya masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi. Kondisi tersebut membuat sivitas akademika, khususnya dosen dan mahasiswa, masih membutuhkan waktu dan koordinasi langsung dengan LPPM untuk memperoleh informasi tertentu.
Laporan aksi perubahan mencatat bahwa belum efektifnya layanan informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat menjadi isu prioritas berdasarkan analisis APKL dengan nilai tertinggi, yakni 18. Permasalahan tersebut kemudian dianalisis lebih lanjut untuk menemukan akar persoalan yang salah satunya berasal dari masih manualnya penyampaian informasi dan belum tersedianya sistem digital yang terintegrasi.
Kondisi tersebut mendorong lahirnya SIPENA sebagai inovasi yang dirancang untuk menyediakan informasi secara lebih terintegrasi bagi dosen, mahasiswa, dan sivitas akademika, baik terkait kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat maupun kegiatan penunjang lainnya.
SIPENA Integrasikan Informasi Penelitian dan Pengabdian
SIPENA diarahkan menjadi sistem informasi yang dapat menghubungkan layanan LPPM dengan berbagai unsur di lingkungan ISI Padangpanjang, termasuk program studi, fakultas, Pascasarjana, LP3M, unit pelaksana teknis, dan rektorat.
Melalui sistem yang terintegrasi, rencana kegiatan LPPM diharapkan dapat diketahui secara lebih mudah sehingga koordinasi kegiatan dosen, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, serta kegiatan penunjang lainnya dapat dilakukan secara lebih tertata.
Integrasi tersebut juga diharapkan mendukung fakultas dan program studi dalam melakukan konsolidasi dengan LPPM terkait pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dengan informasi yang tersedia secara lebih sistematis, perencanaan kegiatan penelitian dan pengabdian dapat diselaraskan dengan kebutuhan dan roadmap kegiatan LPPM.
Tahapan Pengembangan Dilakukan Bertahap
Pelaksanaan aksi perubahan SIPENA dirancang melalui sejumlah tahapan, mulai dari pembentukan tim kerja, penyusunan panduan dan SOP, pembuatan aplikasi, uji coba, sosialisasi, hingga monitoring dan evaluasi.
Pembentukan Tim Kerja SIPENA dilaksanakan pada awal Juli 2026, dilanjutkan penyusunan panduan dan SOP pada pertengahan Juli. Pembuatan aplikasi dilakukan pada 21 Juli 2026, kemudian uji coba pada 24–25 Juli 2026. Sosialisasi SIPENA dilaksanakan pada 29 Juli 2026, sementara tahapan monitoring dan evaluasi dilaksanakan melalui pengumpulan data, wawancara, pemeriksaan dokumen, serta identifikasi kendala pada 11–14 Agustus 2026.
Tahapan tersebut menunjukkan bahwa pengembangan SIPENA tidak hanya berfokus pada pembangunan aplikasi, tetapi juga memperhatikan kesiapan prosedur, sumber daya manusia, pengguna, serta mekanisme pengendalian dan evaluasi.
Didukung Pimpinan dan Stakeholder
Pelaksanaan aksi perubahan mendapatkan dukungan dari berbagai stakeholder di lingkungan ISI Padangpanjang. Dukungan tersebut antara lain berasal dari Wakil Rektor I Bidang Akademik, Kepala LPPM, Pejabat Pembuat Komitmen, unit Information and Communication Technology (ICT) UPA IKSBM, Biro PSDMU, Biro Akademik dan Kemahasiswaan, serta LP3M.
Dukungan lintas unit menjadi bagian penting dalam pengembangan SIPENA karena sistem informasi yang dibangun diarahkan untuk memberikan manfaat bagi berbagai pengguna dan membutuhkan koordinasi antara LPPM dengan unit-unit terkait.
Dalam dokumen aksi perubahan, Kepala LPPM Dr. Yusril, S.S., M.Sn. tercatat sebagai salah satu stakeholder utama sekaligus pihak yang memberikan dukungan terhadap pengembangan SIPENA.
Dorong Layanan yang Transparan, Efektif, dan Akuntabel
Kehadiran SIPENA diharapkan memberikan manfaat bagi sivitas akademika dalam melakukan input, koordinasi, dan pengawasan kegiatan secara lebih transparan, efektif, dan akuntabel.
Selain manfaat internal, sistem tersebut juga diarahkan untuk memudahkan koordinasi dengan instansi pemerintah dan mitra melalui akses informasi LPPM yang lebih mudah. Alumni juga diharapkan dapat berpartisipasi sebagai mitra kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, sementara masyarakat dapat memperoleh akses koordinasi yang lebih mudah dalam kegiatan pengabdian dan Kuliah Kerja Nyata.
Pengembangan SIPENA sekaligus mendukung visi tata kelola ISI Padangpanjang yang berbasis teknologi informasi. Digitalisasi layanan diharapkan tidak hanya mempercepat penyampaian informasi, tetapi juga memperkuat transparansi, akuntabilitas, koordinasi, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Masih Dikembangkan untuk Penyempurnaan Layanan
Dalam implementasinya, SIPENA masih berada pada tahap pengembangan dan penyempurnaan. Beberapa fitur dan alur penggunaan masih perlu diuji untuk memastikan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Laporan aksi perubahan juga mencatat bahwa proses monitoring dan evaluasi belum sepenuhnya dapat dilakukan secara menyeluruh karena implementasi SIPENA masih berlangsung secara bertahap dan data hasil pelaksanaan belum seluruhnya tersedia.
Kondisi tersebut menjadi bagian dari proses pengembangan inovasi. Ke depan, penguatan koordinasi tim, penyempurnaan aplikasi dan SOP, peningkatan sosialisasi, uji coba secara bertahap, serta monitoring dan evaluasi berkelanjutan menjadi langkah penting untuk memastikan SIPENA dapat memberikan manfaat secara optimal.
Menjadi Langkah Awal Transformasi Digital Layanan LPPM
Aksi perubahan yang dilakukan Hardison S.A.P. menjadi salah satu langkah dalam mendorong transformasi digital layanan administrasi dan informasi penelitian serta pengabdian kepada masyarakat di lingkungan ISI Padangpanjang.
Keberlanjutan SIPENA diarahkan agar tidak berhenti pada tahap implementasi awal, tetapi terus dikembangkan melalui evaluasi berkala, penguatan kapasitas sumber daya manusia, kolaborasi lintas unit, serta integrasi ke dalam sistem kerja organisasi.
Dengan dukungan pimpinan, stakeholder, dan pengguna layanan, SIPENA diharapkan menjadi fondasi penguatan layanan informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang lebih mudah diakses, transparan, efektif, efisien, dan akuntabel di lingkungan ISI Padangpanjang.