Padangpanjang — Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (LP3M) Institut Seni Indonesia (ISI) Padangpanjang terus mendorong penguatan tata kelola administrasi melalui pemanfaatan teknologi digital. Salah satu langkah strategis tersebut diwujudkan melalui SIPERMATA (Sistem Pengendalian dan Monitoring Administrasi Terpadu) yang dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas pengendalian pekerjaan dan pelayanan administrasi di lingkungan LP3M.
Inovasi SIPERMATA merupakan bagian dari Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik yang dilaksanakan oleh Elva Susanti, S.E., Ak., Kepala Subbagian Umum LP3M ISI Padangpanjang, dalam rangka Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2026.
Pengembangan SIPERMATA dilatarbelakangi oleh kebutuhan untuk memperbaiki pengelolaan administrasi yang sebelumnya belum optimal. Informasi dan dokumen masih tersebar pada berbagai media penyimpanan, belum memiliki struktur pengelolaan yang seragam, serta belum mudah ditelusuri ketika dibutuhkan.
Melalui SIPERMATA, pengelolaan administrasi diarahkan menjadi lebih terstruktur, terdokumentasi, terintegrasi, transparan, efektif, dan akuntabel.
Kepala LP3M: Digitalisasi Harus Memperkuat Tata Kelola
Kepala LP3M ISI Padangpanjang, Dr.Sn. Selvi Kasman, mengapresiasi lahirnya SIPERMATA sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola administrasi di lingkungan LP3M.
Menurutnya, transformasi digital dalam administrasi bukan sekadar memindahkan dokumen dari bentuk manual ke digital, tetapi harus mampu menghadirkan sistem kerja yang lebih tertib, mudah dipantau, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.
“SIPERMATA merupakan langkah penting dalam membangun tata kelola administrasi yang lebih efektif dan terintegrasi. Yang kita bangun bukan hanya sebuah sistem digital, tetapi juga budaya kerja yang lebih tertib, transparan, akuntabel, dan mudah dimonitor,” ujar Dr.Sn. Selvi Kasman.
Ia menambahkan, keberadaan sistem tersebut diharapkan dapat membantu setiap unsur di lingkungan LP3M dalam mengelola pekerjaan dan dokumen secara lebih sistematis.
“Kami berharap SIPERMATA dapat digunakan secara konsisten dan terus dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. Dengan sistem yang baik, proses monitoring menjadi lebih mudah, dokumentasi lebih tertata, dan keberlanjutan pekerjaan tidak bergantung pada satu orang saja,” lanjutnya.
Menurut Selvi, keberlanjutan inovasi menjadi bagian penting setelah sistem dibangun. Karena itu, diperlukan komitmen bersama dari seluruh pengguna agar SIPERMATA benar-benar menjadi bagian dari mekanisme kerja sehari-hari di lingkungan LP3M.
Dari Dokumen Tersebar Menjadi Sistem Administrasi Terintegrasi
SIPERMATA dikembangkan dengan memanfaatkan ekosistem Microsoft 365, antara lain SharePoint, OneDrive, Microsoft Lists, Microsoft Forms, Microsoft Teams, dan Power Automate sesuai kebutuhan organisasi.
SharePoint dimanfaatkan sebagai portal informasi sekaligus pusat dokumen SIPERMATA. Struktur informasi disusun mengikuti struktur organisasi LP3M sehingga pengguna dapat lebih mudah menemukan informasi dan dokumen yang diperlukan sesuai kewenangannya.
Sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga mendukung pencatatan pekerjaan, pengelompokan informasi, koordinasi, monitoring, serta penelusuran dokumen.
Dengan penerapan SIPERMATA, setiap pekerjaan diarahkan memiliki kejelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab, pekerjaan yang harus dilaksanakan, target penyelesaian, dokumen bukti pelaksanaan, lokasi penyimpanan dokumen, serta kewenangan akses terhadap informasi.
Pola pengelolaan tersebut mengubah paradigma administrasi dari dokumen yang sebelumnya tersimpan berdasarkan siapa yang mengerjakan menjadi dokumen yang tersimpan berdasarkan fungsi, kegiatan, jenis dokumen, dan tahun.
Perubahan ini menjadi fondasi penting dalam membangun budaya kerja yang lebih tertib, transparan, dan akuntabel di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
SIPERMATA Dorong Efisiensi dan Kemudahan Monitoring
Penerapan SIPERMATA memberikan sejumlah manfaat dalam pengelolaan administrasi. Di antaranya memudahkan pencarian dokumen, membuat penyimpanan lebih terstruktur, mengurangi ketergantungan terhadap penyimpanan pribadi, memudahkan pegawai baru memahami riwayat pekerjaan, membantu pimpinan memperoleh informasi, serta mengurangi waktu pencarian dokumen.
Sistem ini juga mendukung kesinambungan pekerjaan ketika terjadi pergantian pegawai karena informasi dan dokumen organisasi tidak lagi sepenuhnya bergantung pada individu yang sebelumnya menangani pekerjaan tersebut.
Dengan demikian, teknologi dalam SIPERMATA ditempatkan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, bukan sebagai tujuan akhir. Fokus utamanya tetap pada peningkatan kualitas pekerjaan, pengendalian administrasi, dan pelayanan organisasi.
Implementasi Dilakukan Secara Bertahap
Pelaksanaan aksi perubahan SIPERMATA dilakukan melalui sejumlah tahapan yang melibatkan pimpinan, mentor, Tim Efektif, serta pengguna di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
Tahapan tersebut meliputi pembentukan Tim Efektif, sosialisasi SIPERMATA, pembangunan database, penyusunan dan sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP), penyediaan dashboard SIPERMATA, uji coba, monitoring, hingga evaluasi.
Keterlibatan berbagai pihak menjadi faktor penting dalam memastikan sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Kepala LP3M, Sekretaris LP3M, para kepala pusat, pengelola data dan informasi, kelompok fungsional, tenaga administrasi umum, serta pegawai pengguna dokumen administrasi turut dilibatkan dalam proses koordinasi dan pengembangan sistem.
Kolaborasi tersebut mencakup pemetaan kebutuhan informasi, jenis dokumen yang harus tersedia, struktur folder, mekanisme penyampaian dokumen, kebutuhan akses pengguna, mekanisme monitoring pekerjaan, hingga keberlanjutan pengelolaan SIPERMATA.
Perkuat Budaya Kerja Berbasis Digital
Implementasi SIPERMATA tidak hanya menghasilkan sistem pengelolaan administrasi, tetapi juga mendorong perubahan budaya kerja di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
Pemanfaatan teknologi digital mendorong proses kerja yang lebih efektif, efisien, tertib, transparan, dan akuntabel. Data serta dokumen yang dikelola secara terstruktur juga memudahkan proses pencarian informasi sekaligus mendukung pimpinan dalam melakukan monitoring dan pengambilan keputusan.
Selain penguatan tata kelola, penerapan SIPERMATA turut meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam memanfaatkan teknologi digital untuk mendukung pekerjaan administrasi.
Pengembangan organisasi melalui SIPERMATA mencakup penguatan tata kelola administrasi, peningkatan pemanfaatan teknologi digital, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, penguatan koordinasi dan kolaborasi, penguatan budaya monitoring dan evaluasi, serta peningkatan kualitas pelayanan administrasi.
Didukung Pimpinan dan Stakeholder
Keberhasilan implementasi SIPERMATA tidak terlepas dari dukungan pimpinan dan stakeholder di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
Dukungan diberikan melalui arahan, konsultasi, koordinasi, keterlibatan dalam pelaksanaan kegiatan, serta komitmen terhadap keberlanjutan pemanfaatan SIPERMATA.
Strategi komunikasi juga dilakukan secara terencana melalui konsultasi dan koordinasi dengan pimpinan dan mentor, koordinasi Tim Efektif, sosialisasi kepada pengguna, pemanfaatan WhatsApp dan Microsoft 365, serta monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan.
Dukungan stakeholder tersebut menunjukkan bahwa SIPERMATA tidak hanya diposisikan sebagai inovasi dalam pelaksanaan aksi perubahan, tetapi diarahkan untuk menjadi bagian dari mekanisme pengendalian dan monitoring administrasi di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
Menuju Administrasi LP3M yang Lebih Efektif dan Akuntabel
Pelaksanaan aksi perubahan SIPERMATA menunjukkan adanya perubahan positif dalam proses pengelolaan administrasi di lingkungan LP3M ISI Padangpanjang.
Melalui pencatatan pekerjaan, pemantauan progres, pengelolaan data dan dokumen, serta penyediaan informasi secara lebih sistematis, SIPERMATA memberikan dasar bagi terciptanya tata kelola administrasi yang lebih efektif dan akuntabel.
Ke depan, keberlanjutan SIPERMATA diarahkan melalui dukungan pimpinan, konsistensi penggunaan oleh Tim Efektif dan pengguna, monitoring dan evaluasi secara berkala, pengelolaan data yang tertib, peningkatan kapasitas pengguna, serta pengembangan sistem sesuai kebutuhan organisasi dan perkembangan teknologi.
Inovasi ini juga memiliki peluang untuk direplikasi dan dikembangkan apabila telah menunjukkan manfaat dan efektivitas yang konsisten, sehingga praktik baik yang telah dibangun dapat memberikan kontribusi lebih luas terhadap peningkatan tata kelola administrasi di lingkungan ISI Padangpanjang.
Dengan dukungan pimpinan dan komitmen seluruh pengguna, SIPERMATA diharapkan menjadi bagian dari budaya kerja administrasi LP3M ISI Padangpanjang yang lebih efektif, tertib, transparan, akuntabel, dan berbasis digital.